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Cellule Congrès-Formation

Nos prestations

congrès

En amont de chaque projet, il est nécessaire d’organiser un rendez-vous avec la responsable de la cellule congrès formation. En effet, ce point d’entrée vous permet d’exprimer vos besoins, attentes et objectifs pour l’organisation de votre évènement.
Nos savoir-faire et expériences nous permettent de vous apporter conseil et expertise afin de vous proposer des solutions adaptées et/ou innovantes. Chaque projet est construit sur mesure en fonction de votre cahier des charges et budget. La cellule congrès formation vous propose des prestations adaptables afin de construire une solution qui réponde pleinement à vos attentes.

En amont de l’évènement

Chaque congrès est un évènement majeur nécessitant une phase de préparation. Plusieurs mois sont nécessaires pour assurer le bon déroulé de votre événement.

En partenariat avec l’organisateur, la cellule congrès formation assure toutes les missions inhérentes à cette première étape :

  • Prise de contact opérationnel et technique par l’assistante dédiée ;
  • Création et mise en ligne du logiciel d’inscription dédié à votre colloque ;
  • Suivi et gestion des subventions éventuelles ;
  • Gestion des inscriptions des congressistes ;
  • Relation avec les prestataires (hôteliers, restaurateurs,) ;
  • Gestion logistique (badges, tickets repas,etc.) ;
  • Gestion organisationnelle (recherche de lieux) ;
  • Gestion des exposants ;
  • Suivi financier sur la base du budget défini ;
  • Organisation de l’éventuel programme social.

Pendant l’évènement

Enfin le jour J… La mission de la cellule congrès formation (en lien avec l’organisateur) est de faire en sorte que tout se passe au mieux pour l’ensemble des protagonistes.

  • Accueil des congressistes
  • Gestion des émargements
  • Accueil des exposants éventuels (installation aux stands)
  • Anticipation et gestion des imprévus
  • Contrôle et optimisation du bon déroulé de l’évènement
  • Supervision du programme social (transport, diner de gala,…)

Post évènement

L’objectif de cette ultime étape est de clôturer l’évènement. Plusieurs mois sont nécessaires pour compiler l’ensemble comptable.

  • Transmission à l’organisateur d’un premier bilan financier prévisionnel
  • Gestion de l’évaluation de la satisfaction des congressistes
  • Envoi bilan qualité à l’organisateur
  • Clôture financière du congrès (reversement ou comblement du solde)
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