Congrès-Formation

Un soutien global pour l'organisation de congrès-formation ou de colloques

La Cellule Congrès-Formation de l’Université de Strasbourg a pour mission d’apporter un soutien global à toute personne souhaitant organiser un congrès-formation ou un colloque de toute taille, qu’elle soit membre de l’université ou non.

De la recherche du lieu de la manifestation à sa planification, de la gestion financière complète de l’événement à la recherche d’interprètes experts pour les projets à dimension internationale, la Cellule Congrès-Formation vous apporte un accompagnement sur-mesure dans l’organisation de vos colloques, symposiums ou congrès-formation.

Organisation de congrès-formation

Nos savoir-faire et expériences nous permettent de vous apporter conseils et expertise afin de vous proposer des solutions adaptées et/ou innovantes. Chaque projet est construit sur-mesure en fonction de votre cahier des charges et budget. La cellule Congrès-Formation vous propose des prestations adaptables afin de construire une solution qui réponde pleinement à vos attentes.

En amont de l’événement
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Chaque congrès est un évènement majeur nécessitant une phase de préparation. Plusieurs mois sont nécessaires pour assurer le bon déroulé de votre événement.

En partenariat avec l’organisateur, la Cellule Congrès-Formation assure toutes les missions inhérentes à cette première étape :

  • Prise de contact opérationnel et technique par l’assistante dédiée ;
  • Création et mise en ligne du logiciel d’inscription dédié à votre colloque ;
  • Suivi et gestion des subventions éventuelles ;
  • Gestion des inscriptions des congressistes ;
  • Relation avec les prestataires (hôteliers, restaurateurs,) ;
  • Gestion logistique (badges, tickets repas, etc.) ;
  • Gestion organisationnelle (recherche de lieux) ;
  • Gestion des exposants ;
  • Suivi financier sur la base du budget défini ;
  • Organisation de l’éventuel programme social.
Pendant l’événement
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Enfin le jour J… La mission de la Cellule Congrès-Formation (en lien avec l’organisateur) est de faire en sorte que tout se passe au mieux pour l’ensemble des protagonistes.

  • Accueil des congressistes
  • Gestion des émargements
  • Accueil des exposants éventuels (installation aux stands)
  • Anticipation et gestion des imprévus
  • Contrôle et optimisation du bon déroulé de l’évènement
  • Supervision du programme social (transport, diner de gala,…)
Après l’événement
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L’objectif de cette ultime étape est de clôturer l’évènement. Plusieurs mois sont nécessaires pour compiler l’ensemble comptable.

  • Transmission à l’organisateur d’un premier bilan financier prévisionnel
  • Gestion de l’évaluation de la satisfaction des congressistes
  • Envoi bilan qualité à l’organisateur
  • Clôture financière du congrès (reversement ou comblement du solde)

Prochains évènements

Séminaire de dermatopathologie

Session 1 : du 20 au 22 septembre 2021 – session 2 : du 23 au 25 septembre 2021
Clinique de dermatologie de Strasbourg

IMU

Du 27 au 28 septembre 2021 (nouvelles dates après report)
IRMA et Collège Doctoral Européen de Strasbourg
200 personnes (environ)

First Ozcar – Tereno International Conference

Du 4 au 8 Octobre 2021
Palais des Congrès de Strasbourg – Congrès Hybride (donc aussi en virtuel)

L’équipe Congrès-Formation

Placée sous la responsabilité de Caroline Jaclot, chaque assistante congrès-formation est l’interlocutrice privilégiée de l’organisateur et des congressistes.

Responsable cellule congrès-formation 03 68 85 49 39

Caroline Jaclot

Congrès
Assistante congrès 03 68 85 49 38

Élodie Buch

Congrès
Assistante congrès 03 68 85 65 56

Marion Oswald

Congrès

Location de grilles

Nous vous proposons la location de grilles, de la marque Caddie. Elles sont équipées de noix permettant leur montage en accordéon, ainsi que de pinces à posters (à nous restituer).
Nous disposons d’un total de 53 grilles.
L’enlèvement et le retour des grilles se fait dans nos locaux et sont à assurer par vos soins, nous ne proposons pas de manutention.

Les contrats

Téléchargez le contrat de location de grilles