Faire éclore un congrès-formation en 10 étapes maîtresses

Congrès-Formation 2 avril 2024

Organiser un congrès-formation est une opportunité de semer les graines de l’expertise collective, de modeler l’expérience pour les autres et de laisser une empreinte durable.  Mais…organiser un congrès prend du temps, se réfléchit, se planifie, s’organise et nécessite une expertise. Voici les 10 étapes majeures pour garantir le succès de votre événement !

1. Définir l’objectif et le public-cible : Pour amorcer le processus, il est impératif de définir de manière précise les objectifs du congrès-formation et d’identifier clairement le public-cible. La Cellule Congrès-Formation s’engage activement dans cette première étape en organisant une première rencontre. Durant cette session, l’équipe analyse attentivement les attentes et les besoins de l’organisateur, instaurant ainsi une collaboration étroite pour élaborer les fondements essentiels de l’événement. Cette phase de co-construction permet de poser les bases organisationnelles, temporelles et financières, garantissant ainsi le développement d’un congrès-formation parfaitement aligné sur les aspirations de l’organisateur.

2. Constituer une équipe solide : Le succès d’un congrès-formation repose sur l’équipe qui le soutient. Formez une équipe dédiée dotée d’une expertise spécifique dans le domaine des congrès. La Cellule Congrès-Formation assure un partenariat étroit pour garantir une coordination optimale.

3. Établir un budget précis : L’efficacité dans la gestion des finances revêt une importance cruciale pour assurer le succès de l’événement. Une gestion financière rigoureuse du congrès garantit la capacité à respecter les engagements envers les participants, les partenaires et les fournisseurs.
La Cellule Congrès-Formation prend en charge cette gestion financière en anticipant avec prévoyance les divers coûts liés à l’événement : location de l’espace, logistique, promotion, honoraires des intervenants, restauration, et bien plus encore.

4. Choisir un lieu adapté : Pour sélectionner l’emplacement optimal de votre conférence, colloque, congrès, divers critères doivent être pris en considération : la localisation et l’accessibilité, la capacité d’accueil, l’aménagement des espaces et leur adaptabilité, ainsi que les équipements disponibles…L’équipe de la Cellule Congrès-Formation est là pour vous guider dans votre choix !

5. Établir un programme attrayant : Afin de rendre une conférence attrayante et captivante, il est essentiel de disposer d’un programme bien établi. La Cellule Congrès-Formation propose des activités sociales adaptées, favorisant ainsi les échanges et la découverte du patrimoine local.

6. Promouvoir l’événement : Promouvoir un congrès est essentiel pour maximiser son impact, sa portée et sa réussite globale.

A travers une véritable stratégie, notre équipe marketing identifie et met en place les différents leviers de communication pour faire connaître l’événement, utilisant les réseaux sociaux, les newsletters, les partenariats, et d’autres canaux.

7. Gérer les inscriptions de manière efficace : Une gestion précise des inscriptions permet une planification logistique efficace, notamment en termes de capacité d’accueil, de repas, de documentation et de matériel. La Cellule Congrès-Formation crée et personnalise une plateforme d’inscription en ligne, offrant des accès personnalisés et la gestion de listes nominatives des intervenants et du comité d’organisation.

8. Coordonner la logistique : Une logistique bien coordonnée contribue directement à l’expérience positive des participants. La gestion minutieuse de la logistique, y compris la coordination des intervenants, la gestion des salles, la technologie audiovisuelle, et la restauration, est assurée par notre équipe.

9. Le bon déroulement pendant l’événement : Le grand jour est enfin arrivé ! Pour assurer une expérience harmonieuse à l’ensemble des participants, la mission de la Cellule Congrès-Formation le jour J est cruciale. De l’accueil chaleureux des congressistes à la supervision méticuleuse du programme social, chaque détail est pris en compte. L’équipe est sur le pont, prête à anticiper et à gérer toute éventualité pour que l’événement se déroule sans accroc. L’objectif ultime est de créer un environnement propice aux échanges et à l’immersion dans le contenu du congrès, permettant ainsi à chaque participant de vivre une expérience mémorable et enrichissante.

10. Assurer un suivi post-événement : Alors que le dernier invité quitte le congrès, vous vous accordez un moment de répit. Cependant, dans le domaine de l’événementiel, ce répit sera de courte durée. La gestion post-événement revêt une importance cruciale pour garantir le succès complet de l’événement. Au-delà des pratiques courantes telles que remercier collaborateurs, prestataires et clients, la Cellule Congrès-Formation va plus loin. Elle sollicite les retours des participants à travers une enquête de satisfaction, élabore une synthèse des évaluations, et transmet aux organisateurs les bilans qualité et financiers propres à chaque congrès. Cette démarche exhaustive contribue à consolider les acquis et à identifier des axes d’amélioration pour les événements à venir.

Pour assurer le succès de votre prochain congrès-formation, contactez dès maintenant Caroline Jaclot, responsable de la cellule Congrès-Formation – jaclot@unistra.fr – 03 68 85 49 39