La Cellule Congrès-Formation de l’Université de Strasbourg, entre précision millimétrée et haute voltige relationnelle

Au sein du Service formation continue de l’Université de Strasbourg, la Cellule congrès-formation joue un rôle discret mais essentiel. Sa mission : libérer les chercheurs de la charge logistique pour leur permettre de se concentrer sur l’essentiel, le contenu scientifique. Caroline Jaclot, responsable de la cellule et experte aguerrie, résume son rôle en quelques mots : accompagner, conseiller, garantir une gestion financière solide et assurer le bon déroulement global de chaque événement.

Ce qui la motive au quotidien, c’est le changement permanent. Aucun congrès ne ressemble au précédent, aucune journée n’est identique à la suivante. Elle apprécie particulièrement la diversité des interlocuteurs et la nécessité de s’adapter à des profils très différents. L’adrénaline de l’urgence, les ajustements de dernière minute et la satisfaction finale de l’équipe scientifique nourrissent son engagement.

Le défi invisible : les finances

Parmi les difficultés les plus sous-estimées, Caroline cite la gestion financière. Beaucoup imaginent un processus simple, centré sur quelques factures. La réalité est plus complexe, faite d’allers-retours administratifs, d’intermédiaires et de situations humaines parfois délicates. Accompagner les organisatrices et organisateurs, les aider à cadrer l’événement, parfois freiner certaines ambitions pour éviter la dérive budgétaire : c’est un exercice d’équilibre qu’elle maîtrise avec sobriété et fermeté.

Un métier où la routine n’existe pas

Impossible pour elle de décrire une « journée type ». Entre un congrès en cours, un budget à finaliser, un contrat à rédiger, une urgence à résoudre ou un rendez-vous extérieur, la Cellule congrès-formation évolue en permanence entre terrain, stratégie et administratif. Cette variété est précisément ce qui maintient sa motivation. 

Les compétences d’une cheffe d’orchestre

Piloter un congrès aujourd’hui exige une organisation rigoureuse, une gestion du stress imperturbable, une aisance avec les chiffres, un sens aigu du relationnel et une connaissance précise de l’écosystème strasbourgeois. Il faut aussi savoir déléguer, jongler entre plusieurs urgences et maintenir un cap clair.

Ce qu’elle aimerait que l’on comprenne mieux : la majorité du travail reste invisible. Le public voit l’événement final, rarement la préparation en coulisses.

Une anecdote qui marque une carrière

Lors de ses débuts, une traduction trop littérale d’un congrès sur les cils et flagelles l’a menée à un quiproquo mémorable. Pensant que les flagelles étaient un « truc proche des cils », elle découvre, grâce à une étudiante en médecine, que le sujet concernait en réalité… les spermatozoïdes. Un moment de solitude dont son client a beaucoup ri, et qui lui a appris à toujours comprendre le domaine scientifique avant d’en organiser l’événement.

Regard vers l’avenir

Dans trois ans, Caroline imagine la Cellule congrès-formation plus visible, reconnue comme un passage incontournable pour tout projet d’événement scientifique et, idéalement, renforcée en effectifs.

Ce qu’elle préfère dans son métier: la fantaisie et la diversité. Ce qu’elle garde toujours avec elle en congrès : son téléphone… et sa caisse à outils. Parce qu’un congrès, c’est un décor vivant, et il suffit parfois d’un petit geste technique pour que tout reste parfaitement en place.