Responsable cellule congrès-formation
jaclot@unistra.fr
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Caroline Jaclot
Congrès
Organiser un Congrès-Formation
Un soutien global pour l'organisation de congrès-formation ou de colloques
La Cellule Congrès-Formation de l’Université de Strasbourg a pour mission d’apporter un soutien global à toute personne souhaitant organiser un congrès-formation ou un colloque de toute taille, qu’elle soit membre de l’université ou non.
De la recherche du lieu de la manifestation à sa planification, de la gestion financière complète de l’événement à la recherche d’interprètes experts pour les projets à dimension internationale, la Cellule Congrès-Formation vous apporte un accompagnement sur-mesure dans l’organisation de vos colloques, symposiums ou congrès-formation.
La Cellule Congrès-Formation organise des événements portant sur de nombreuses thématiques. Les conditions d’inscription et de profil sont mentionnées dans les fiches programme.
Pour qui ?
- Corps enseignants et formateurs de l’Université de Strasbourg ou non
- Les responsables de formations et ressources humaines des entreprises publiques ou privées
- Les établissements de santé
- Les sociétés savantes
Pourquoi ?
- Réunir et mobiliser des professionnels d’un même secteur
- Favoriser le partage d’expérience d’experts
- Sensibiliser, communiquer et former sur une thématique précise
- Permettre la discussion autour d’un sujet
Organiser un congrès-formation
Nos savoir-faire et expériences nous permettent de vous apporter conseils et expertise afin de vous proposer des solutions adaptées et/ou innovantes. Chaque projet est construit sur-mesure en fonction de votre cahier des charges et budget. La cellule Congrès-Formation vous propose des prestations adaptables afin de construire une solution qui réponde pleinement à vos attentes.
En amont de l’événement
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Chaque congrès est un évènement majeur nécessitant une phase de préparation. Plusieurs mois sont nécessaires pour assurer le bon déroulé de votre événement.
En partenariat avec l’organisateur, la Cellule Congrès-Formation assure toutes les missions inhérentes à cette première étape :
- Prise de contact opérationnel et technique par l’assistante dédiée ;
- Création et mise en ligne du logiciel d’inscription dédié à votre colloque ;
- Suivi et gestion des subventions éventuelles ;
- Gestion des inscriptions des congressistes ;
- Relation avec les prestataires (hôteliers, restaurateurs,) ;
- Gestion logistique (badges, tickets repas, etc.) ;
- Gestion organisationnelle (recherche de lieux) ;
- Gestion des exposants ;
- Suivi financier sur la base du budget défini ;
- Organisation de l’éventuel programme social.
Pendant l’événement
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Enfin le jour J… La mission de la Cellule Congrès-Formation (en lien avec l’organisateur) est de faire en sorte que tout se passe au mieux pour l’ensemble des protagonistes.
- Accueil des congressistes
- Gestion des émargements
- Accueil des exposants éventuels (installation aux stands)
- Anticipation et gestion des imprévus
- Contrôle et optimisation du bon déroulé de l’évènement
- Supervision du programme social (transport, diner de gala,…)
Après l’événement
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L’objectif de cette ultime étape est de clôturer l’évènement. Plusieurs mois sont nécessaires pour compiler l’ensemble comptable.
- Transmission à l’organisateur d’un premier bilan financier prévisionnel
- Gestion de l’évaluation de la satisfaction des congressistes
- Envoi bilan qualité à l’organisateur
- Clôture financière du congrès (reversement ou comblement du solde)
Un aperçu de nos prestations
Trouver le lieu idéal
La recherche de prestataires
Le programme social
La logistique
La gestion des inscriptions
La satisfaction clients
Congrès des DGS : Directeurs des services des Universités Française Francophone
« Nous avons apprécié l’accompagnement et l’ aide apportée par la Cellule Congrès-Formation ainsi que leur disponibilité. Les demandes et changements de dernières minutes ont tous été gérés parfaitement. »
Congrès Psychotrauma
« Nous avons eu de nombreux retours très positifs sur la journée, sans la cellule congrès nous nous serions surement retrouvés dans une salle des fêtes, et pas avec autant d’attentions bien organisées.»
Congrès IPA
« Je tenais à vous faire part de ma reconnaissance car sans vous rien de tout cela n’aurais été possible.
Pendant le WE les réseaux se sont « déchaînés » sur cette journée, mettant en avant la qualité des échanges, des intervenants, des rencontres, de l’organisation. »
Congrès IMU organisé au Palais Universitaire
« Merci encore à la cellule Congrès-Formation pour la qualité du travail fourni, la gestion impeccable des invités, la souplesse dans les imprévus, etc. Pour l’organisateur scientifique, ce fut vrai confort de pouvoir se reposer sur votre savoir- faire. »
Conférence internationale sur les matériaux à base de composés ioniques (ILMAT)
« Nous avons particulièrement apprécié l’accompagnement sur-mesure assuré par les membres de l’équipe de la Cellule Congrès-Formation, leurs conseils avisés, leurs expériences et leurs connaissances techniques qui nous ont permis de nous concentrer essentiellement sur l’aspect scientifique mais aussi de profiter pleinement de cette rencontre en tant que chercheur. »
Location de grilles
Nous vous proposons la location de grilles, de la marque Caddie. Elles sont équipées de noix permettant leur montage en accordéon, ainsi que de pinces à posters (à nous restituer).
Nous disposons d’un total de 53 grilles.
L’enlèvement et le retour des grilles se fait dans nos locaux et sont à assurer par vos soins, nous ne proposons pas de manutention.
Les contrats
Téléchargez le contrat de location de grillesPlacée sous la responsabilité de Caroline Jaclot, chaque assistante congrès-formation est l’interlocutrice privilégiée de l’organisateur et des congressistes.
L’équipe Congrès-Formation
Coordinatrice congrès
e.buch@unistra.fr
03 68 85 49 38
Élodie Buch
Congrès
Coordinatrice congrès
marion.oswald@unistra.fr
03 68 85 65 56
Marion Oswald
Congrès
Coordinatrice congrès
fviala@unistra.fr
03 68 85 49 15
Fanny Viala-Vanardois
Congrès
Coordinateur congrès
syau@unistra.fr
03 68 85 49 11
Sébastien Yau
Congrès